[Kách Hay] Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 3): Cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu mới nhất 2023

Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 3): Cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu – Kách Hay .Com đã tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, giúp bạn có góc nhìn đa chiều hơn. Nào chúng ta bắt đầu thôi

Tìm hiểu nó Microsoft Word 2013

Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 3): Cách lưu và chia sẻ tài liệu

Bùi

bài trước

Mục lục

bài tiếp theo

• Word 2013: Hướng dẫn sử dụng tài khoản Microsoft và OneDrive
• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 1): Các thao tác cơ bản trong Word
• Hướng dẫn đầy đủ về Word 2013 (Phần 2): Cách tạo tài liệu mới và mở tài liệu hiện có

Khi tạo một văn bản mới trong Word, bạn cần biết cách lưu văn bản đó để sau này có thể truy cập và chỉnh sửa. Cũng như các phiên bản Word trước, bạn có thể dễ dàng lưu tệp vào máy tính của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể lưu tệp lên dịch vụ đám mây qua OneDrive nếu muốn.

Bạn thậm chí có thể xuất và chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Word .

Xem thêm video: Cách lưu và chia sẻ văn bản Word

OneDrive trước đây được gọi là SkyDrive . Về cơ bản, không có sự khác biệt nào trong cách thức hoạt động của OneDrive – đó chỉ là một tên mới được đặt cho một dịch vụ hiện có. Bạn sẽ tiếp tục thấy SkyDrive trong một số sản phẩm của Microsoft trong vài tháng tới.

A. Lưu và Lưu dưới dạng

Word cung cấp cho người dùng hai tùy chọn để lưu tệp: Save và Save As . Nhìn chung, hai tùy chọn này hoạt động tương tự nhau, chỉ khác một số cài đặt chính.

• Lưu : Khi tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, hãy sử dụng lệnh Lưu để lưu các thay đổi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ sử dụng lệnh này. Khi lưu một tệp, bước đầu tiên là chỉ cần đặt tên cho tệp và tìm vị trí cho tệp. Sau khi quá trình chỉnh sửa hoàn tất, nhấp vào lệnh Lưu để lưu tệp ở cùng một vị trí và cùng tên.
• Save As: Sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của tài liệu trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc. Và nếu bạn sử dụng lệnh Save As, bạn sẽ phải chỉ định một tiêu đề khác và tìm một nơi khác để lưu bản sao đó.

I. Lưu tài liệu

Bất cứ khi nào bạn mở một dự án mới hoặc thực hiện các thay đổi đối với tài liệu Word của mình, điều quan trọng nhất là lưu tài liệu. Lưu trữ tài liệu sớm và thường xuyên nhất có thể để bạn không còn phải lo lắng về việc mất tài liệu. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến vị trí của tài liệu để tìm và mở tài liệu dễ dàng hơn.

1. Điều hướng và chọn lệnh Lưu trên Thanh công cụ truy cập nhanh .

2. Khi lưu tệp lần đầu tiên , cửa sổ Lưu dưới dạng sẽ xuất hiện trong chế độ xem Backstage .

3. Bước tiếp theo bạn cần làm là chọn vị trí lưu tập tin và đặt tên cho tập tin đó. Click chọn Browse để lựa chọn một vị trí lưu tập tin trên máy tính hoặc bạn có thể click chọn OneDrive để lưu tập tin trên OneDrive.

4. Lúc này hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Hãy chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu.

5. Đặt tên cho tập tin rồi click chọn Save.

6. Tài liệu sẽ được lưu lại. Bạn có thể click chọn lệnh Save một lần nữa để lưu lại các chỉnh sửa trên tài liệu. Ngoài ra, bạn còn có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

II. Sử dụng Save As để tạo một bản sao chép

Nếu muốn lưu tài liệu thành một bản khác trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao chép. Ví dụ, nếu tập tin của bạn có tên là Sales Report, bạn có thể lưu bản sao là Sales Report 2 và bạn có thể tùy ý chỉnh sửa tài liệu trên bản mới mà bản gốc vẫn giữ nguyên.

Để làm được điều này, bạn click chọn lệnh Save As trên Backstage view. Và thực hiện các bước tương tự như khi bạn lưu một tập tin, chọn vị trí lưu tập tin và đặt tên cho tập tin mới.

III. Thay đổi vị trí lưu tập tin mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, với lý do OneDrive được lựa chọn làm vị trí lưu trữ mặc định, bạn có thể thay đổi vị trí lưu trữ mặc định là Computer.

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.

2. Click chọn Options.

3. Hộp thoại Word Options sẽ hiển thị trên màn hình. Chọn Save ở khung bên trái, sau đó đánh tích vào hộp nằm kế bên tùy chọn Save to Computer by default. Click chọn OK và vị trí lưu trữ mặc định sẽ được thay đổi.

B. AutoRecover

Word 2013 sẽ tự động lưu tài liệu vào một thư mục tạm thời trong quá trình bạn sử dụng tài liệu Word. Nếu chẳng may bạn có quên lưu các thay đổi trên tài liệu hoặc giả sử nếu Word bị treo, khi đó bạn có thể khôi phục lại tập tin bằng cách sử dụng AutoRecover.

Sử dụng AutoRecover:

1. Mở Word 2013 lên. Nếu phiên bản autosaved (tự động lưu) của tập tin được tìm thấy, bảng Document Recovery sẽ xuất hiện ở khung bên trái.

2. Click Open để mở các tập tin có sẵn. Và tài liệu của bạn sẽ được khôi phục.

Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu lại 10 phút 1 lần. Nếu bạn chỉnh sửa một tài liệu trong khoảng thời gian ít hơn 10 phút, Word có thể sẽ không tạo phiên bản autosaved.

• Nếu không tìm thấy tập tin bạn cần, bạn có thể duyệt tất cả các tập tin autosaved từ Backstage view. Chọn tab File, sau đó click chọn Manage Versions, rồi click chọn Recover Unsaved Documents.

C. Xuất tài liệu

Theo mặc định, tài liệu Word sẽ được lưu ở định dạng file .docx. Tuy nhiên, trong một số trường hợp có thể bạn sẽ cần sử dụng đến các định dạng tập tin khác, chẳng hạn như tài liệu PDF hoặc Word 97-2003. Cách đơn giản nhất là xuất tài liệu của bạn từ Word sang các định dạng tập tin khác có sẵn.

I. Xuất tài liệu dưới dạng file PDF

Việc xuất tài liệu của bạn làm tài liệu Adobe Acrobat hay còn được biết đến là file PDF đặc biệt hữu ích trong trường hợp chia sẻ một tập tin cho một người dùng bất kỳ nào đó không sử dụng Word. Một File PDF sẽ cho phép người nhận xem – nhưng không chỉnh sửa – nội dung của tài liệu.

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.

2. Chọn Export rồi chọn Create PDF/XPS.

3. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Hãy chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu vừa xuất, đặt một tên bất kỳ mà bạn muốn rồi click chọn Publish.

Theo mặc định, Word sẽ xuất tất cả các trang trong tài liệu. Nếu bạn chỉ muốn xuất trang hiện tại, hãy nhấp vào Options (Tùy chọn) trong hộp thoại Save As. Hộp thoại tuỳ chọn Options sẽ xuất hiện. Chọn Current page (trang hiện tại), sau đó nhấp OK là xong.

Nếu muốn chỉnh sửa file PDF, Word cho phép bạn chuyển đổi một file PDF sang một tài liệu có thể chỉnh sửa được. Hãy cùng tham khảo bài viết Cách chuyển đổi file PDF sang Word đơn giản, không lỗi font của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

II. Xuất tài liệu sang định dạng tập tin khác

Ngoài ra, bạn còn có thể xuất tài liệu sang định dạng các tập tin khác, chẳng hạn như tài liệu Word 97-2003 trong trường hợp nếu muốn chia sẻ với người dùng khác đang sử dụng các phiên bản Word cũ hơn, hoặc thành tập tin .txt nếu tài liệu của bạn là plain-text (văn bản thuần túy).

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.

2. Chọn Export, rồi chọn Change File Type.

3. Chọn một định dạng tập tin rồi click chọn Save As.

4. Trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Chọn một vị trí bất kỳ mà bạn muốn lưu tài liệu vừa xuất, đặt một tên rồi click chọn Save.

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng Save as type: menu drop-down (menu dạng thả) trong hộp thoại Save As để lưu tài liệu thành các định dạng tập tin khác nhau.

D. Chia sẻ tài liệu

Word 2013 cho phép người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác với nhau trên tài liệu bằng cách sử dụng OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ một tập tin cho người dùng khác bạn sẽ phải đính kèm tập tin tài liệu đó trong email. Mặc dù thuận tiện nhưng hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản cùng một tệp, điều này rất khó để sắp xếp.

Khi chia sẻ tài liệu từ Word 2013, bạn đang thực sự cho phép những người khác truy cập vào cùng một tệp tin chính xác. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu mà không cần theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ tài liệu, bước đầu tiên bạn cần làm là lưu tài liệu đó trên OneDrive.

Chia sẻ tài liệu:

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view, sau đó click chọn Share.

2. Trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Share. Click vào một tùy chọn Share bất kỳ để chia sẻ tài liệu của bạn.

Xem thêm: Cách cài đặt Tiếng Việt cho bộ Microsoft Office 2013

Chúc các bạn vui vẻ!

• Anweisungen zum Aktivieren oder Deaktivieren des Snipping Tools in Windows 10
• So verwenden Sie Sharetxt.xyz, um Dokumente direkt zu teilen
• Word 2016 Complete Guide (Teil 20): Objekte ausrichten, anordnen und gruppieren
• So fügen Sie Wasserzeichen in Word-Dokumente ein und entfernen sie

Dienstag, 26. Dezember 2017 14:16

5★erste👨 26.809

Bài trước

• Phần 2: Cách tạo mới và mở tài liệu có sẵn

Bài sau

• Phần 4: Làm quen với thao tác soạn thảo văn bản

#Microsoft Word #

0 Kommentare

Sortiert nach Standard Neueste Älteste

😀 😃 😄 😁 😆 😅 😂 🤣 😊 😇 🙂 🙃 😉 😌 😍 🥰 😘 😗 😙 😚 😋 😛 😝 😜 🤪 🤨 🧐 🤓 😎 🤩 🥳 😏 😒 😞 😔 😟 😕 🙁 😣 😖 😫 😩 🥺 😢 😭 😤 😠 😡 🤬 🤯 😳 🥵 🥶 😱 😨 😰 😥 😓 🤗 🤔 🤭 🥱 🤫 🤥 😶 😐 😑 😬 🙄 😯 😦 😧 😮 😲 😴 🤤 😪 😵 🤐 🥴 🤢 🤮 🤧 😷 🤒 🤕 🤑 🤠 😈 👿 👹 👺 🤡 💩 👻 💀 👽 👾 🤖 🎃 😺 😸 😹 😻 😼 😽 🙀 😿 😾 🤲 👐 🙌 👏 🤝 👍 👎 👊 ✊ 🤛 🤜 🤞 ✌ 🤟 🤘 👌 🤏 👈 👉 👆 👇 ☝ ✋ 🤚 🖐 🖖 👋 🤙 💪 🦾 🖕 ✍ 🙏 🦶 🦵 🦿 💄 💋 👄 🦷 🦴 👅 👂 🦻 👃 👣 👀 🧠 🗣 👤 👥 👶 👧 🧒 👦 👩 🧑 👨 👱 🧔 👵 🧓 👴 👲 👳 🧕 👮 👷 💂 🕵 👰 🤵 👸 🤴 🦸 🦹 🤶 🎅 🧙 🧝 🧛 🧟 🧞 🧜 🧚 👼 🤰 🤱 🙇 💁 🙅 🙆 🙋 🧏 🤦 🤷 🙎 🙍 💇 💆 🧖 💅 🤳 💃 🕺 👯 🕴 🚶 🏃 🧍 🧎 👫 👭 👬 💑 💏 👪

Xóa Đăng nhập để Gửi

Bạn nên đọc

• Microsoft bắt tay Adobe để “đối đầu” Apple?
• Google tung ra chính sách siết chặt hoạt động quảng cáo trên các nền tảng
• Hướng dẫn sửa lỗi WiFi bị chấm than vàng
• Lệnh BREAK (Ngắt điều khiển) trong SQL Server
• Apple hứa hẹn một “siêu phẩm” mới trong năm nay
• Panasonic ra loạt máy quay HD nhỏ gọn

Microsoft Word 2013

• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 6): Căn chỉnh bố cục trang
• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 7): Các thao tác in văn bản

Xem thêm

Lưu, sao lưu và khôi phục tệp trong Microsoft Office

Excel cho Microsoft 365 Word cho Microsoft 365 PowerPoint cho Microsoft 365 Publisher cho Microsoft 365 Gói Microsoft Visio 2 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Publisher 2021 Microsoft Visio Professional 2021 Visio Standard 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Publisher 2019 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Project Server 2016 Publisher 2016 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Publisher 2013 Visio Professional 2013 Visio 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 OneNote 2010 Project 2010 Project Standard 2010 Publisher 2010 Visio Premium 2010 Visio 2010 Visio Standard 2010 Excel Starter 2010 InfoPath 2010 Word Starter 2010 Xem thêm…Ít hơn

Bạn được mời dùng thử Microsoft 365 miễn phí

Mở khóa ngay bây giờ

Bạn có thể lưu tệp vào một thư mục trên ổ đĩa cứng, vị trí mạng, đám mây, DVD, màn hình nền hoặc ổ đĩa flash. Mặc dù bạn phải xác định đích, nhưng nếu thư mục đó khác với thư mục mặc định thì quy trình lưu sẽ giống nhau bất kể bạn chọn đích nào. Theo mặc định,Microsoft 365 chương trình lưu tệp vào thư mục làm việc mặc định.

Ngoài ra, bạn có thể lưu tệp theo một định dạng tệp khác, chẳng hạn như RTF, CSV hoặc PDF.

Việc lưu tệp vào OneDrive hoặc SharePoint cho phép bạn truy nhập tệp trên mọi thiết bị và bật các tính năng như Lưu Tự động và Lịch sử Phiên bản, điều này có thể giúp ngăn mất dữ liệu nếu tệp của bạn đóng đột ngột.

Để lưu tệp của bạn:

1. Nhấn CTRL+S hoặc chọn Tệp > Lưu.

   Mẹo: Bạn cũng có thể chọn Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

2. Bạn phải nhập tên cho tệp nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên.

Mẹo: Lưu tệp của bạn vào một vị trí trên đám mây, chẳng hạn như OneDrive hoặc SharePoint, để có thể truy nhập tệp ở mọi nơi, cộng tác với người khác trong thời gian thực và truy nhập Lịch sử Phiên bản.

Microsoft 365Office 2016 – 2021Office 2013Office 2010



Theo mặc định, nếu bạn đã đăng nhập, tệp sẽ được lưu vào tài khoản OneDrive. Nếu bạn muốn lưu tệp hiện tại vào nơi khác, hãy bấm vào danh sách thả xuống Vị trí để xem các vị trí bổ sung được sử dụng gần đây. Nếu không có vị trí bạn muốn, bạn có thể mở cửa sổ Lưu Như đầy đủ bằng cách chọn Xem thêm tùy chọn lưu.

Mẹo: Nếu bạn lưu tệp của mình vào OneDrive hoặc SharePoint, LưuTự động sẽ được bật theo mặc định, vì vậy bạn không cần nhớ lưu khi đang thực hiện.

Nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định cho những mục lưu này thành một trong các thư mục sử dụng gần đây khác, hãy chọn danh sách thả xuống Vị trí, bấm chuột phải vào vị trí thư mục bạn muốn đặt làm mặc định, rồi chọn Đặt làm Vị trí Mặc định. 

Nếu bạn muốn lưu vào một vị trí không phải là thư mục sử dụng gần đây, hãy chọn Thêm vị trí. Nếu bạn chưa nhận được bản cập nhật này, các ứng dụng Office của bạn sẽ tiếp tục sử dụng menu Tệp để lưu.

Mẹo: 

• Bạn cũng có thể nhấn F12 hoặc chọn Tệp > Lưu Dưới dạng để mở menu Tệp.

• Nếu bạn quen sử dụng phím tắt khi đóng tài liệu, chẳng hạn như ALT+F4, bạn có thể nhanh chóng chọn “Không Lưu” tệp bằng cách sử dụng phím tăng tốc bàn phím cho nút đó (ALT+N).

Lưu bản sao dưới dạng tệp mới (Lưu Như)

Mẹo: Nếu bạn định tạo tệp mới dựa trên tệp hiện có nhưng chỉ muốn lưu các thay đổi trong tệp mới, bạn nên Lưu bản sao trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Như vậy, tệp gốc của bạn sẽ không hề thay đổi và tất cả những gì bạn chỉnh sửa sẽ có trong bản sao mới. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào tệp gốc, rồi chọn Mở bản sao.

1. Nhấn F12 hoặc bấm Tệp > Lưu Bản sao.

2. Theo mặc định, Office sẽ lưu bản sao trong cùng một vị trí với bản gốc. Nếu bạn vẫn muốn lưu ở vị trí hiện có thì tiếp tục đến bước 3. Nếu bạn muốn lưu bản sao mới ở một vị trí khác thì hãy chọn ở bước này.

   Vị trí	Mô tả
   Site – [Tên Công ty Bạn]	Thư viện tài liệu SharePoint hoặc Nhóm Office 365
   OneDrive – [Tên Công ty Bạn]	OneDrive for Business
   OneDrive – Cá nhân	OneDrive dành cho người dùng thông qua tài khoản Microsoft
   PC Này	Thiết bị cục bộ của bạn, bao gồm mọi ổ đĩa cứng hoặc ổ đĩa flash được kết nối
   Duyệt	Mở File Explorer để bạn có thể dẫn hướng đến vị trí bất kỳ trên máy tính của mình.

3. Đặt tên cho bản sao mới và bấm vào Lưu.

Tệp gốc của bạn sẽ đóng và bây giờ bạn sẽ làm việc trên bản sao mới mà bạn vừa tạo.

Mẹo: Nếu bạn thường xuyên tạo tệp mới dựa trên tệp hiện có, bạn có thể muốn sử dụng mẫu để giúp quy trình dễ dàng và an toàn hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo mẫu.

Lưu dưới dạng định dạng khác

Bạn có thể muốn lưu tệp của mình trong một định dạng khác để bạn hoặc ai đó khác có thể mở tệp trong chương trình khác hoặc phiên bản cũ hơn. Ví dụ: bạn có thể muốn lưu tài liệu Word của mình dưới dạng Tệp Văn bản Có định dạng (RTF) hoặc sổ làm việc Excel dưới dạng tệp Giá trị Comma-Separated (CSV).

Quan trọng: Nếu bạn lưu tệp Office theo định dạng khác với định dạng Open XML (chẳng hạn như .DOCX, .XLSX hoặc .PPTX) thì một số trải nghiệm được kết nối và các tính năng hiện đại như LưuTự động hoặc Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ không hoạt động trên tệp đó.

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm Lưu Như.

3. Chọn vị trí tệp, chẳng hạn như OneDrive hoặc PC Này để lưu trữ tệp của bạn.

4. Trong hộp Tên tệp, nhập tên mới cho tệp.

5. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm vào định dạng tệp bạn muốn lưu tệp theo đó. Ví dụ: bấm vào Văn bản có Định dạng (.rtf), Word 97-2003 (.doc), Trang Web (.htm hay .html) hoặc Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv).

   

   Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp theo định dạng PDF (.pdf) hoặc XPS (.xps), hãy xem Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS.

6. Bấm Lưu.

Sao lưu và khôi phục tệp của bạn

Cách bạn sao lưu và khôi phục tệp tùy thuộc vào vị trí và thời điểm bạn lưu tệp. Để tìm hiểu thêm về một tính năng, bao gồm các phiên bản Office hỗ trợ tính năng này, hãy chọn tên của tính năng trong bảng bên dưới.

Đã lưu vào OneDrive

Tính năng

Lưu tự động Lưu Tự động sẽ tự động lưu tệp của bạn khi một tệp được lưu trữ OneDrive lưu SharePoint trong Microsoft 365.

Lịch sử Phiên bản Lịch sử Phiên bản cho phép bạn xem và khôi phục các phiên bản trước của tệp được lưu OneDrive hoặc SharePoint trong Microsoft 365.

Sao lưu với OneDrive Trên PC chạy Windows, bạn có thể sao lưu các thư mục Màn hình nền, Tài liệu và Ảnh bằng cách OneDrive sao lưu thư mục PC. Ngoài ra, xem mục Tệp được lưu vào OneDrive theo mặc định Windows 10.

Khôi phục OneDrive của bạn (chỉ dành cho đăng ký) Bạn có thể khôi phục toàn bộ OneDrive về một thời điểm trước đó nếu tệp OneDrive của bạn bị xóa, ghi đè, hỏng hoặc bị nhiễm phần mềm có hại.

Khôi phục tệp hoặc thư mục đã xóa trong OneDrive Bạn có thể khôi phục tệp và thư mục mà bạn đã xóa khỏi danh sách OneDrive.

Đã lưu vào thiết bị của bạn

Nếu tự động Khôi phục được bật và tệp của bạn đóng bất ngờ, Phục hồi Tài liệu sẽ mở vào lần tiếp theo bạn mở ứng dụng Office. Bạn cũng có thể khôi phục phiên bản cũ hơn của tệp Office.

Quan trọng: Ngay cả khi đã bật tính năng Tự Phục hồi, bạn vẫn nên thường xuyên lưu tệp trong khi đang làm việc trên tệp để tránh mất dữ liệu do mất điện ngoài ý muốn hoặc các sự cố khác.

Bạn có thể lưu bản sao dưới dạng tệp mới hoặc theo một định dạng khác hay vào một vị trí khác trong Office 2016.

Lưu bản sao dưới dạng tệp mới (Lưu Như)

Mẹo: Nếu bạn định tạo một tệp mới, dựa trên một tệp hiện có nhưng chỉ muốn các thay đổi của mình được lưu trong tệp mới, bạn nên thực hiện quy trình Lưu một Bản sao trước; rồi mới thực hiện thay đổi. Như vậy, tệp gốc của bạn sẽ không hề thay đổi và tất cả những gì bạn chỉnh sửa sẽ có trong bản sao mới.

1. Nhấn F12 hoặc bấm Tệp > Lưu Bản sao.

2. Theo mặc định, Office sẽ lưu bản sao trong cùng một vị trí với bản gốc. Nếu bạn muốn lưu bản sao mới ở một vị trí khác thì hãy chọn ở bước này. Nếu bạn vẫn muốn lưu ở vị trí hiện có thì tiếp tục đến bước 3.

3. Đặt tên cho bản sao mới và bấm vào Lưu.

Tệp gốc của bạn sẽ đóng và bây giờ bạn sẽ làm việc trên bản sao mới mà bạn vừa tạo.

Mẹo: Nếu bạn thường xuyên tạo tệp mới dựa trên tệp hiện có, bạn có thể muốn sử dụng mẫu để giúp quy trình dễ dàng và an toàn hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo mẫu.

Chọn một vị trí khác để lưu tệp

Trong quá trình Lưu hoặc Lưu Bản sao được mô tả bên trên, bạn có thể chọn một vị trí khác để lưu tệp của mình.

1. Chọn vị trí đám mây, web site hoặc thiết bị mà bạn muốn lưu tệp.

   Vị trí	Mô tả
   Site – [Tên Công ty Bạn]	Thư viện tài liệu SharePoint hoặc Nhóm Office 365
   OneDrive – [Tên Công ty Bạn]	OneDrive for Business
   OneDrive – Cá nhân	OneDrive dành cho người dùng thông qua tài khoản Microsoft
   PC Này	Thiết bị cục bộ của bạn, bao gồm mọi ổ đĩa cứng hoặc ổ đĩa flash được kết nối
   Duyệt	Mở File Explorer để bạn có thể dẫn hướng đến vị trí bất kỳ trên máy tính của mình.

2. Chọn một thư mục từ danh sách Thư mục Gần đây hoặc bấm vào Duyệt nếu bạn không thấy vị trí bạn muốn được liệt kê ở đó.

3. Xác nhận tên tệp bạn muốn sử dụng, rồi bấm vào Lưu.

Lưu dưới định dạng khác hoặc cũ hơn

Bạn có thể muốn lưu tệp của mình trong một định dạng khác để bạn hoặc ai đó khác có thể mở tệp trong chương trình khác hoặc phiên bản cũ hơn. Ví dụ: có thể bạn muốn lưu tài liệu Word 2016 của mình dưới dạng Tệp Văn bản Có định dạng (RTF) hoặc sổ làm việc Excel của mình dưới dạng tệp Giá trị Được phân tách bằng Dấu phẩy (CSV).

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm Lưu Như.

3. Chọn vị trí tệp, chẳng hạn như OneDrive hoặc PC Này để lưu trữ tệp của bạn.

4. Trong hộp Tên tệp, nhập tên mới cho tệp.

5. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm vào định dạng tệp bạn muốn lưu tệp theo đó. Ví dụ: bấm vào Văn bản có Định dạng (.rtf), Word 97-2003 (.doc), Trang Web (.htm hay .html) hoặc Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv).

   

   Lưu ý: Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp theo định dạng PDF (.pdf) hoặc XPS (.xps), hãy xem Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS.

6. Bấm vào Lưu.

Lưu dưới dạng bản sao hoặc lưu vào vị trí khác trong Office 2013.

1. Chọn vị trí đám mây, web site hoặc thiết bị mà bạn muốn lưu tệp.

   Vị trí	Mô tả
   Site – [Tên Công ty Bạn]	SharePoint Server 2013 hoặc thư viện tài liệu cũ hơn
   OneDrive – [Tên Công ty Bạn]	OneDrive cho cơ quan hoặc trường học
   OneDrive – Cá nhân	OneDrive dành cho khách hàng thông qua tài khoản Microsoft của bạn
   Các vị trí web khác	Bất cứ website nào khác mà bạn có quyền truy nhập lưu trữ tệp.
   Máy tính	Thiết bị cục bộ của bạn

2. Chọn một thư mục từ danh sách Thư mục Gần đây hoặc bấm vào Duyệt nếu bạn không thấy vị trí bạn muốn được liệt kê ở đó.

3. Xác nhận tên tệp bạn muốn sử dụng, rồi bấm vào Lưu.

Chọn thao tác bạn muốn thực hiện



• Chọn thao tác bạn muốn thực hiện
• Sử dụng hộp thoại Lưu Như
• Lưu dưới dạng định dạng khác
• Lưu dưới dạng phiên bản trước của Office

Khi sử dụng hộp thoại Lưu Như, bạn còn có thể lưu tệp vào vị trí mới bằng cách dùng ngăn Dẫn hướng.

1. Để chọn thư mục hay nhập đường dẫn đến thư mục, hãy sử dụng Thanh Địa chỉ.

2. Để xem nhanh vị trí bạn thường dùng, hãy sử dụng ngăn Dẫn hướng.

3. Để xem thêm các loại tệp, hãy bấm vào mũi tên.

Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại Lưu Như để đổi tên tệp hoặc thay đổi vị trí bạn lưu tệp bằng cách bấm vào thư mục khác.

Bạn có thể muốn lưu tệp của mình trong một định dạng khác để bạn hoặc ai đó khác có thể mở tệp trong chương trình khác hoặc phiên bản cũ hơn. Ví dụ: bạn có thể muốn lưu tài liệu Word của mình dưới dạng Tệp Văn bản Có định dạng (RTF) hoặc sổ làm việc Excel dưới dạng tệp Giá trị Comma-Separated (CSV).

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm Lưu Như.

3. Chọn vị trí tệp, chẳng hạn như OneDrive hoặc PC Này để lưu trữ tệp của bạn.

4. Trong hộp Tên tệp, nhập tên mới cho tệp.

5. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm định dạng tệp bạn muốn lưu tệp theo đó. Ví dụ: bấm Văn bản có Định dạng (.rtf), Trang Web (.htm hay .html) hoặc Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv).

   

   Lưu ý: Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp theo định dạng PDF (.pdf) hoặc XPS (.xps), hãy xem Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS.

6. Bấm vào Lưu.

Nếu bạn đang sử dụng Office 2010, bạn có thể lưu tệp thành phiên bản trước của Microsoft 365 bằng cách chọn phiên bản trong danh sách Lưu dưới dạng trong hộp thoại Lưu Như. Ví dụ: bạn có thể lưu tài liệu Word 2010 (.docx) dưới dạng tài liệu 97-2003 (.doc).

Lưu ý: 

• Office 2010 tiếp tục sử dụng các định dạng tệp dựa trên XML, chẳng hạn như .docx, .xlsx và .pptx, được giới thiệu trong Bản phát hành Office 2007. Do đó, tệp được tạo trong Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 và Microsoft PowerPoint 2010 có thể mở được trong các chương trình Bản phát hành Office 2007 mà không cần phần bổ trợ đặc biệt hay bị mất chức năng. Để biết thêm thông tin, xem mục Mở Định dạng XML và phần mở rộng tên tệp.

• Để biết thêm thông tin về tính tương thích giữa các tệp từ các bản phát hành khác nhau, hãy xem mục Sử dụng Bộ kiểm tra Tương thích.

Để biết thông tin về cách lưu tệp Microsoft Access 2010 .ACCDB thành định dạng .MDB cũ hơn, xem mục Chuyển đổi cơ sở dữ liệu .accdb thành định dạng tệp cũ hơn.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei .

2. Klicken Sie auf Speichern unter .

3. Geben Sie im Feld Dateiname einen neuen Namen für die Datei ein.

4. Klicken Sie auf Speichern .

Wählen Sie die Aktion aus, die Sie ausführen möchten



• Wählen Sie die Aktion aus, die Sie ausführen möchten
• Verwenden des Dialogfelds „Speichern unter“.
• Als anderes Format speichern
• Als vorherige Version von Office speichern

Wenn Sie das Dialogfeld „ Speichern unter“ verwenden , können Sie die Datei auch mithilfe des Navigationsbereichs an einem neuen Speicherort speichern .

1. Verwenden Sie die Adressleiste, um einen Ordner auszuwählen oder einen Pfad zu einem Ordner einzugeben.

2. Verwenden Sie den Navigationsbereich, um häufig verwendete Standorte schnell anzuzeigen.

3. Um weitere Dateitypen anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil.

Sie können auch das Dialogfeld „ Speichern unter“ verwenden , um die Datei umzubenennen oder den Speicherort der Datei zu ändern, indem Sie auf einen anderen Ordner klicken.

Möglicherweise möchten Sie Ihre Datei in einem anderen Format speichern, damit Sie oder jemand anderes sie in einem anderen Programm oder einer früheren Version öffnen kann. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Ihr Word-Dokument als RTF-Datei (Rich Text File) oder eine Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei (Comma-Separated Values) speichern.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei .

2. Klicken Sie auf Speichern unter .

3. Wählen Sie einen Dateispeicherort aus, z. B. OneDrive oder Dieser PC, um Ihre Dateien zu speichern.

4. Trong trường Tên tệp , nhập tên mới cho tệp.

5. Trong danh sách Loại tệp, bấm vào định dạng tệp mà bạn muốn lưu tệp. Ví dụ: bấm vào Văn bản có Định dạng (.rtf), Trang Web (.htm hoặc .html) hoặc Phân cách bằng Dấu phẩy (.csv).

   

   Lưu ý:  Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp ở định dạng PDF (.pdf) hoặc XPS (.xps), hãy xem Lưu hoặc chuyển đổi thành PDF hoặc XPS.

6. Nhấp vào Lưu .

Nếu đang sử dụng Office 2010, bạn có thể lưu tệp dưới dạng phiên bản Microsoft 365 cũ hơn bằng cách chọn phiên bản trong danh sách Lưu dưới dạng trong hộp thoại Lưu dưới dạng . Ví dụ: bạn có thể lưu tài liệu Word 2010 (.docx) dưới dạng tài liệu 97-2003 (.doc).

Ghi chú: 

• Office 2010 vẫn sử dụng các định dạng tệp dựa trên XML như .docx, .xlsx và .pptx, được giới thiệu trong bản phát hành Office 2007, do đó, tệp có thể được mở trong Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 và Microsoft PowerPoint 2010 trong bản phát hành Office 2007 -Các chương trình không có phần bổ trợ đặc biệt hoặc mất chức năng. Xem Định dạng XML mở và Phần mở rộng tên tệp để biết thêm thông tin.

• Xem Sử dụng Bộ kiểm tra Tương thích để biết thêm thông tin về khả năng tương thích giữa các tệp từ các bản phát hành khác nhau.

Để lưu tệp .accdb của Microsoft Access 2010 ở định dạng .mdb cũ hơn, hãy xem mục Chuyển đổi Cơ sở dữ liệu .accdb sang Định dạng Tệp cũ.

Chúng tôi luôn lắng nghe

Bài viết này đã được cập nhật vào ngày 29 tháng 1 năm 2020 nhờ nhận xét của bạn . Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không thấy bài viết này hữu ích, vui lòng sử dụng các điều khiển phản hồi bên dưới để cho chúng tôi biết cách chúng tôi có thể cải thiện.

Xem thêm

• Lưu Tự động là gì?

• Đổi tên tệp

• Lưu hoặc chuyển đổi thành PDF

• Lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ hóa các tệp của bạn

• Điều gì xảy ra khi bạn đăng xuất khỏi Office

Cần sự giúp đỡ nhiều hơn?

Phát triển những kĩ năng của bạn

Khám phá nội dung đào tạo

Nhận tính năng mới đầu tiên

Tham gia Microsoft Office nội bộ

---

Video [Kách Hay] Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 3): Cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu mới nhất 2023