[Kách Hay] Cách đánh số thứ tự trong Excel rất đơn giản - Không cần kéo số thứ tự thủ công mới nhất 2023

Cách đánh số thứ tự trong Excel rất đơn giản – Không cần kéo số thứ tự thủ công – Kách Hay .Com đã tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, giúp bạn có góc nhìn đa chiều hơn. Nào chúng ta bắt đầu thôi

New Page

Xem nhanh

5 cách đánh số thứ tự trong Excel cho slide mới

Excel có rất nhiều điều thú vị và tiện ích cho dân văn phòng mà chắc hẳn nhiều bạn chưa biết. Một trong số đó là công việc thống kê. Sẽ vô cùng dễ dàng nếu bạn biết cách đánh số thứ tự một cách thông minh. Dưới đây là 5 cách đánh số trong Excel sẽ giúp “slide mới” quản lý thông tin trên laptop văn phòng của bạn dễ dàng hơn .

Cách đánh số trong Excel đơn giản nhất là giữ chuột hết cỡ và kéo

Đây là cách đánh số thứ tự đơn giản nhất trong Excel, hầu như 90% dân văn phòng và sinh viên đều sử dụng cách này.

Chế tạo:

Bước 1: Nhập 1 vào trường bắt đầu và 2 vào trường tiếp theo
Bước 2: Chọn cả 2 ô để bôi đen rồi rê chuột xuống góc dưới bên phải
Bước 3: Nhấn giữ chuột và kéo đến vị trí cần đánh số. Hoàn thành

Ưu nhược điểm:

Ưu điểm: nhanh chóng, dễ dàng, đơn giản trong vài thao tác

Nhược điểm: Xóa bất kỳ dòng nào sẽ không tự động cập nhật STT. Nhập dữ liệu cho số lượng lớn lên đến hàng trăm hoặc hàng ngàn là khá khó khăn để xử lý.

Cách sử dụng giá trị dừng để đánh số thứ tự trong Excel

Đây là cách mà hầu hết dân văn phòng hay sử dụng Excel như kế toán hay quản trị viên đều sử dụng vì lợi ích là có thể nhập số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn.

Herstellung:

Schritt 1: Geben Sie die Zahl 1 in das Startfeld ein
Schritt 2: Wählen Sie Fill à Series à Show the table oben
Schritt 3: Wählen Sie im Abschnitt Reihen in: Spalten aus. Im Abschnitt Stoppwert: Wählen Sie die Nummer aus, die Sie beenden möchten. Sie möchten beispielsweise STT von 1 bis 1000 eingeben, dann geben Sie den Stoppwert als 1000 ein.

Vorteile Nachteile:

Ưu điểm: nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn

Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT không được tự cập nhật

Sử dụng hàm Sequence để đánh số trong Excel

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel mà những người lâu năm, thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng sử dụng vì ưu điểm khi xoá đi 1 hàng thì STT được tự động cập nhật và công thức hàm tương đối đơn giản, dễ nhớ.

Cách làm: Chọn ô bắt đầu của dãy số > Nhập công thức “=SEQUENCE(Số lượng hàng cần đánh số)” và Nhấn Enter.

Ví dụ: Ta cần đánh số cho 9 hàng nên sẽ sử dụng công thức “=SEQUENCE(9)”.

Ưu điểm & nhược điểm:

Ưu điểm: chủ động nhập được số lượng hàng mong muốn và nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn. Ngoài ra, Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự động cập nhật. Công thức hàm dễ nhớ và dễ thực hiện.

Nhược điểm: Không thể tuỳ chỉnh hay xoá được số thứ tự thủ công từng ô, vì đã mặc định đánh số từ 1 đến số cuối cùng.

Đánh số bằng cách sử dụng hàm Row()-1

Đây là cách mà những người sử dụng excel lâu năm, thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như kế toán, kế toán trưởng, admin, nhân viên nhập liệu,… sử dụng vì ưu điểm khi xoá đi 1 hàng thì STT được tự động cập nhật theo thứ tự

Cách làm:

Bước 1: Nhập hàm =ROW()-1 tai ô bắt đầu. (-1 vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 nên sẽ dùng ROW()-1, nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ dùng ROW()-2)
Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

Ưu điểm & nhược điểm:

Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự động cập nhật. Công thức hàm tương đối đơn giản nên có thể nhớ được. Ưu tiên sử dụng cách này.

Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay.

Sử dụng hàm Subtotal

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel mà những “thánh Excel” hay “Excel Professional” thường sử dụng để tăng hiệu quả công việc.

Cách làm:

Bước 1: Nhập hàm =SUBTOTAL(3, $Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU: Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU). Ở đây là SUBTOTAL(3, $B$2:B2)
Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

Ưu điểm & nhược điểm:

Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự cập nhật

Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay. Việc nhớ công thức hàm cũng khá phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu hơn các cách trên.

Microsoft Excel đang và sẽ luôn là công cụ số 1 giúp người dùng thực hiện các công việc với số liệu một cách hiệu quả nhất. Bạn không cần tốn nhiều thời gian và công sức để hoàn thảnh công việc của mình nếu biết những tips sử dụng excel thông minh.

Dù bạn là giáo viên, học sinh/sinh viên, nhân viên kinh doanh, quản lý… hay những người chưa biết gì, chỉ cần kiên nhẫn bỏ ra chút thời gian nghiên cứu những tính năng tuyệt vời mà Microsoft Excel mang lại chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong công việc và thăng tiến nhanh. Thử nhé!

SAY “NO” VỚI CRACK, CÀI ĐẶT MICROSOFT 365 BẢN QUYỀN ĐỂ MÁY KHÔNG BỊ VIRUS GHÉ THĂM VÀ TẬN HƯỞNG CÁC TÍNH NĂNG NỘI BẤT CỦA OFFICE (WORD, EXCEL, POWERPOINT)

Rất nhiều bạn tâm lý dung bản crack, có đủ Word, Excel, Powerpoint là ổn rồi. Nhưng bản crack của Office Word, Excel, Powerpoint rất hay “out” trong khi đang làm, đồng nghĩa với việc nếu bạn không “save” thường xuyên thì những nội dung có thể bị “bay màu” bất cứ lúc nào.

Tác hại của việc sử dụng các phần mềm bẻ khóa này còn nguy hiểm hơn, bản crack dễ làm máy tính bị virus “ghé thăm” hay bị dính các vấn đề liên quan đến bảo mật máy tính và dữ liệu. Càng sử dụng nhiều phần mềm crack trên máy tính thì nguy cơ bị dính virus, trojan, mã độc…. càng cao.

Khi sử dụng các phần mềm crack mà bị gắn mã độc thì hacker sẽ kiểm soát được hoàn toàn máy tính của bạn, mọi thông tin mà bạn truy xuất, tìm kiếm trên internet đều bị hacker theo dõi. Ngay cả mật khẩu của các tài khoản mà bạn đăng nhập cũng vậy, bạn có thể bị mất tài khoản bất cứ lúc nào.

Vì vậy hãy trang bị cho mình Office bản quyền với Microsoft 365, chỉ từ 19k/tháng. Vừa tiết kiệm chi phí vừa bảo vệ máy tính của bạn, yên tâm làm việc.

Cài đặt Microsoft 365 cho máy tính của bạn với rất nhiều tiện ích, kết nối không gián đoạn 5 thiết bị cùng lúc, lượng lưu trữ 1TB OneDrive, phiên bản cao cấp của Word, Excel, PowerPoitn, Outlook. Lại thêm chương trình khuyến mãi khủng từ Phúc Anh:

Giảm ngay 500k khi mua Office Home & Student 2021, chỉ còn 2.190.000đ/trọn đời
Giảm 300k khi mua Microsoft 365 Personal, chỉ còn 990.000đ/năm
Giảm 200k khi mua Microsoft 365 Family, chỉ còn 1.479.000đ/năm

Chi tiết mua hàng tại:

+ Microsoft 365 Family: https://www.phucanh.vn/pha-n-me-m-m365-family-english-apac-em-subscr-1yr-medialess-p8-6gq-01555.html

+ Microsoft 365 Personal: https://www.phucanh.vn/phan-mem-microsoft-m365-personal-english-apac-em-subscr-1yr-medialess-p8-qq2-01398.html

+ Office Home & Student 2021, mua một lần dùng trọn đời: https://www.phucanh.vn/pha-n-me-m-microsoft-office-home-and-student-2021-english-apac-em-medialess-79g-05387.html

(*) GÓC NHÌN MỚI & LÀM VIỆC SÁNG TẠO CÙNG WINDOWS 11

Windows không chỉ là một hệ điều hành, nó đã trở thành một phần trong cuộc sống và công việc của chúng ta, là nơi để chúng ta kết nối với mọi người, học tập, làm việc và giải trí. Window 11 một phiên bản được lột xác, thay đổi từ âm thanh khởi động đến các biểu tượng ứng dụng. Tốc độ xử lý và trình duyệt nhanh hơn nhiều so với các phiên bản tiền nhiệm, nâng cấp mạnh mẽ mang đến nhiều trải nghiệm tuyệt vời.

Mang đến không gian sáng tạo và ổn định giúp bạn theo đuổi đam mê, Windows 11 chính là nơi để tư duy, làm việc và sáng tạo theo cách của bạn.

Tất cả Laptop đều được nâng cấp miễn phí thông qua bản cập nhật Window 11 chính thức. 100% aptop đến tay người dùng đều được trang bị Windows bản quyền. Bạn sẽ không phải lo lắng phải cài lại Windows như thế nào, back up dữ liệu ra sao khá bất tiện.

Xem thêm về yêu cầu hệ thống có thể nâng cấp lên windows 11: https://www.microsoft.com/vi-vn/windows/windows-11-specifications

Trên đây là 5 cách đánh số thứ tự trong Excel mà bạn cần biết để thực hiện công việc được nhanh chóng và thuận lợi nhất. Hi vọng những mẹo vặt trên đã giúp ích được cho bạn. Hãy tiếp tục theo dõi Phúc Anh để có được những tip hay về công nghệ.

Thủ thuật văn phòng
Excel

Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động đơn giản, nhanh nhất

vôn

Phuong Uyen

–

09.04.2022

19055

Facebook

Twitter

Bạn đang cần đánh số thứ tự cho một nhóm cột, hàng bất kỳ trên Excel để tiện theo dõi số liệu? Cùng tham khảo bài viết sau để biết ngay 4 cách đánh số thứ tự hoàn toàn tự động trong Excel đơn giản, dễ thao tác bạn nhé!

Hướng dẫn dưới đây được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows, phiên bản Excel 2016. Bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013 và 2019.

1. Kéo chuột để đánh số thứ tự

Cách này thực hiện rất nhanh chóng và đơn giản. Bạn tiến hành các thao tác sau:

Bước 1: Nhập vào 2 số đầu tiên liên tục vào 2 ô đầu tiên trong mảng (thao chiều ngang hoặc chiều dọc) mà bạn muốn đánh số thứ tự tự động.

Ví dụ, để đánh số thứ tự cho cột STT ở bảng trên, bạn nhập số 1 vào ô A2, nhập số 2 vào ô A3.

Bước 2: Bạn chọn 2 ô chứa 2 số vừa nhập (tức là A2 và A3), sau đó di chuột đến biểu tượng hình dấu cộng ở góc dưới, bên phải ô A3. Bạn nhấn giữ dấu cộng này và kéo chuột đến hết ô cần đánh số tự động mà bạn mong muốn.

Kết quả sẽ như sau:

2. Sử dụng công thức đơn giản

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên trong hàng, cột mà bạn muốn điền số thứ tự tự động. Ở ô tiếp thep, bạn nhập công thức:

=”vị trí ô vừa điền” + x (với x là bước nhảy – tức là khoảng cách giữa 2 số thứ tự liên tiếp) > Nhấn Enter.

Ví dụ, với số khởi đầu là 1, bạn muốn Excel điền số thứ tự theo kiểu 1, 2, 3,…. thì chọn x là 1; theo kiểu 1, 3, 5,… thì chọn x là 2.

Bước 2: Di chuột đến biểu tượng hình dấu cộng ở góc dưới, bên phải ô bạn vừa nhập công thức > Nhấn giữ dấu cộng này và kéo thả chuột đến hết ô cần đánh số tự động mà bạn mong muốn.

Kết quả sẽ như sau:

3. Sử dụng Auto fill

Bạn thực hiện thao tác sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Vào Thẻ Home > Chọn Fill > Chọn Series.

(Với phiên bản Excel cũ hơn Excel 2016, bạn có thể vào Editing > Chọn Fill > Series).

Cửa sổ Series hiển thị như hình dưới.

– Mục “Series in” cho phép bạn lựa chọn đánh thứ tự theo dòng hay cột. Chọn Rows nếu đánh số theo hàng và chọn Columns nếu đánh số theo cột.

– Mục “Type” cho phép bạn lựa chọn loại đánh số. Excel hỗ trợ 4 loại đánh số:

Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
Growth: Kiểu lũy tiến (Tăng theo quy luật nào đó).
Date: Kiểu ngày tháng (Nếu tick Date thì Date Unit sẽ xuất hiện).
AutoFill: Kiểu tự động điền.

– Mục “Step value” (Bước nhảy): Chọn khoảng cách giữa hai số thứ tự. Ví dụ, với số đầu tiên là 1, nếu đặt Step value là 1 và thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 2, 3,… còn nếu đặt Step value là 2 thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 3, 5,…

– Mục “Stop value” (Giá trị cuối): Giá trị cuối cùng bạn cần đánh số thứ tự tự động. Ví dụ, bảng chỉ cần đánh số thứ tự tới 10 thì đặt Stop value là 10.

Bước 2: Sau khi chọn các thông số trên, bạn nhấn OK. Kết quả sẽ như hình sau:

4. Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF

Lưu ý:

Bạn có thể dùng cách này khi sử dụng chức năng Filter.
Số thứ tự của giá trị được chọn sẽ được đánh lại từ đầu khi sử dụng hàm SUBTOTAL.
Cách này chỉ áp dụng được khi đánh thứ tự theo cột.

Cú pháp:=IF(logical_test, value_if_true, SUBTOTAL(funtion_num, ref1,…))

Trong đó:

Công thức hàm IF là =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false), với:

logical_test: Điều kiện của hàm IF.
value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai. Ở đây chúng ta dùng hàm SUBTOTAL.

Trong hàm SUBTOTAL có các đối số:

funtion_num: Con số xác định chức năng thực hiện, từ số 1 – 11 là bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công; còn số từ 101 – 111 là bỏ qua các ô ẩn – các ô đã được lọc ra và ẩn thủ công. Khi nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số này cho bạn lựa chọn.
ref1, ref2,…: Vùng chứa số thứ tự. Ref1 bắt buộc phải có, từ ref2 đến 254 là tùy chọn.

Hướng dẫn cách dùng:

Giả sử, bạn có 1 bảng dữ liệu như hình dưới với các dòng trống và không trống lẫn lộn. Nhiệm vụ của bạn là điền số thứ tự ứng với các tên trong danh sách này một cách tự động, trừ các ô trống.

Để đánh số thứ tự tự động bằng cách dùng hàm SUBTOTAL kết hợp hàm IF bạn làm theo thao tác sau:

Bước 1: Nhập cú pháp tại ô đầu tiên cần điền số thứ tự (ô A2):

=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

Giải thích công thức:

Hàm chính cần dùng sẽ là IF. Nếu như có một ô rỗng thì bỏ qua không đếm. Nếu ô không rỗng thì dùng SUBTOTAL để đánh số thứ tự.

Trong hàm SUBTOTAL có các đối số cần điền là:

function_num là 3: Ứng với cách tính là COUNTA – đếm ô không trống.
ref1 là $B$2:B2: Đếm ký tự phát sinh trong khoảng $B$2:B2, trong đó ô B2 được cố định bằng dấu”$” ở trước địa chỉ hàng và ô. Nếu sao chép công thức xuống dưới, giá trị sẽ thay đổi theo kiểu: $B$2:B3, $B$2:B4, $B$2:B5,… và hàm sẽ đếm đúng, mang về kết quả như mong muốn.

Bước 2: Sau khi nhập công thức, bạn nhấn Enter rồi tiếp tục sao chép công thức đến hết bảng (như đã hướng dẫn ở mục 2). Kết quả sẽ như sau:

Một cách khác là sử dụng hàm IF kết hợp COUNTA với cú pháp:

=IF(B2=””,””,COUNTA($B$2:B2))

Kết quả sau khi đánh số thứ tự xong sẽ hệt như khi bạn nhập hàm IF kết hợp với SUBTOTAL.

Tuy nhiên, cách này chỉ nên thực hiện khi bạn không có ý định lọc dữ liệu để lấy qua một file/sheet khác, vì sau khi lọc hàm COUNTA sẽ giữ nguyên số thứ tự ban đầu được điền chứ không như SUBTOTAL.

Angenommen, Sie möchten aus der obigen Datentabelle die Liste der Mitglieder von Team C herausfiltern.Sie markieren (wählen) die Datentabelle und gehen zur Registerkarte Start > Sortieren und Filtern > Filter .

(Bei älteren Excel-Versionen als Excel 2016 können Sie zu Bearbeiten > Sortieren und Filtern auswählen > Filtern gehen).

Trong cột “Đội”, nhấp vào mũi tên nhỏ có hình tam giác ngược được bao quanh bởi đường viền hình vuông (như hình bên dưới), đánh dấu vào C (để lọc Đội C), sau đó nhấp vào OK .

Bạn có thể xem phép so sánh sau để nắm được cách thức hoạt động của SUBTOTAL và COUNTA:

Từ kết quả ở bảng trên có thể thấy:

SUBTOTAL thực hiện đánh số lại khi bạn lọc dữ liệu, thuận tiện cho việc sao chép sang bảng khác để tạo danh sách theo dõi và gửi dữ liệu.
COUNTA giữ số thứ tự ban đầu. Bạn cần tính năng này nếu muốn giữ lại dãy số ban đầu để tiện tra cứu và theo dõi.

Tùy vào mục đích sử dụng mà chọn chức năng phù hợp cho dữ liệu của bạn nhé!

Trên đây là hướng dẫn đánh số tự động trong excel đơn giản và dễ thực hiện. Tôi hy vọng bài viết sẽ giúp bạn làm việc với bảng tính! Cảm ơn các bạn đã xem bài viết.

Facebook

Twitter

Bài viết trướcCách dùng hàm STDEV tính độ lệch chuẩn trong Excel

Next Article So sánh Samsung Galaxy A53 5G và Galaxy A33 5G: đâu là điểm khác biệt?